Fungsi Peserta Rapat dan pengendalian Rapat (fix)


Selain ada pemimpin rapat, rapat baru bisa berjalan jika sudah ada peserta rapat. 
Dan fungsi peserta rapat adalah:

1. Sebagai penyumbang pendapat
Peserta rapat harus dapat menyumbangkan pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapatdiselesaikan secarabersama-sama.semakin banyak peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, semakin banyak masukkan yang didaapat untuk menyelesaikan masalah.

2. Sebagai penyumbang data
Pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.

3. Sebagai perumus kesimpulan
Semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didistribusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam perumusan kesimpulan.

4. Sebagai pembantu pimpinan
Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang sapat membantu pimpinan rapat dlam pengambilan keputusan.

5. Sebagai penerima hasil keputusan
Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/ keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersamadari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

PENGENDALIAN RAPAT
Dalam suatu rapat, seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat agar peserta dalam menyampaikan pendapatnya tidak debat kusir dengan peserta yang lain. Dan pengendalian rapat terbagi dalam berbagai jenis antara lain:

1. Pengendalian bebas terbatas
Pengendalian rapat secara bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian.para peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasijalannya pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin menghentikan perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat. Model ini terkesan demokratis, namun memberikan peluang kepada peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.

2. Pengendalian secara ketat
Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanyan yang sudah ditentukan.

3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberiakan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya adan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

silahkan berkomentar untuk membangun blog ini

nyumbang artikel