Bagian-bagian Surat (fix)

Bagian-bagian Surat


Berikut adalah cara menulis bagian-bagian surat:

1. Kepala surat
Hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik karenaa selain berfungsi sebagai informasi tentang organisasi atau perusahaan juga sebagai alat promosi.

Adapun yangterdapat pada kepala surat adalah:
a. Nama organisasi/perusahaan
b. Alamat kantor
c. Nomor telepon/faximili/kode pos
d. Alamat e-mail
e. Nama bankir
f. Logo perusahaan
g. Bidang usaha (khusus bagi perusahaan)



2. Nomor surat
Penomoran surat sanagt penting karena untuk:
a. Mempermudah dalam pengarsipan.
b. Mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi.
c. Mempermudah dalam mengetahui waktu saat melakukan surat-menyurat.
Contoh:
Nomor : 235/PP/XI/08
- 235 menunjukan nomor urut surat
- PP menunjukan kode intern perusahaan
- XI menunjukan bulan pembuatan surat
- 08 menunjukan tahun pembuatan surat

3. Tanggal surat
Dalam penulisan surat yang berkop, tanggal surat ditulis dengan tanggal, bulan, dan tahun. Tapi jika tanggal diletakkan dikanan bawah maka wajib diberi nama kota.

Contoh:
· Jika ditulis di atas (bawah kop surat): 25 November 2008
· Jika ditulis dikanan bawah: Jakarta, 25 November 2008

4. Lampiran
Lampiran adalan suatu data dokumen yang disertakan dalam surat. Misalnya faktur, daftar harga, tanda pembayaran dan lain-lain. Penul;isan lampiran diletakkan dibawah nomor surat.

Contoh:
Nomor : 235/PP/XI/08
Lampiran : 3 halaman daftar harg

5. Perihal/Hal
Fungsi dari perihal adalah sebagai penunjuk bagi pembaca mengenai isi pokok surat. Secara umum tata cara penulisan suarat adalah sebagai berikut:
· Setiap awal kata ditulis dengan huruf kapital kecuali kata depan dan kata tugas.
· Perihal tidak boleh menggunakan huruf kapital semua kcuali digunakan pada surat yang memakai judul.
· Pada penulisan akhir tidak perlu diberi tanda titik.

Sedangkan tata cara penulisan perihal surat niaga adalah sebagai berikut:
· Sebelum penulisan alamat dalam/setelah lampiran

Contoh:
Nomor : 235/PP/XI/08
Lampiran : 3 halaman daftar harga
Perihal : Pesanan Barang Elektronik

· Setelah alamat dalam atau sebelum pembuka (ditulis di sebelah kiri tengah)

Contoh:
Yth. Ibu Salsabila Putri
Direktur PT Sejahtera
Jalan Mawar 100

Jakarta

Hal : Pesanan Barang elektronik

Dengan hormat,

· Setelah salam pembuka (ditulis di tengah)
Contoh:
Yth. Ibu Salsabila Putri
Direktur PT Sejahtera
Jalan Mawar 100
Jakarta

Dengan hormat,

Hal : Pesanan Barang elektronik

6. Alamat dalam/alamat tujuan

Penulisan alamat harus jelas karena petunjuk langsung bagi penerima surat. Kata “Kepada” pada alamat dalam tidak wajib dituliskan, sedangkan “Yth.” dipergunakan jika diikuti oleh nama orang atau jabatan seseorang dalam suatu organisasi.

Contoh:
Yth. Ibu Salsabila Putri
Direktur PT Sejahtera
Jalan Mawar 100

Jakarta

7. Salam pembuka
Salam pembuka berguna agar surat tidak kaku.

Contoh:
Dengan hormat,
Assalamu’alaikum wr. wb

Salam sejahtera,

8. Isi surat
Terdiri atas:
a. Alinea pembuka
Merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat. Alinea pembuka harus dapat memotivasi pembaca untuk tetap membaca seluruh isi surat. Berikut contoh alinea pembuka pada surat:

Alinea pembuka yang berifat pemberitahuan atau pertanyaan
· Kami beritahukan bahwa ....
· Dengan ini kami sampaikan bahwa ....
· Bersama ini kami kirimkan ....
· Perkenankanlah kami melaporkan .... 

Alinea pembuka pada jawaban surat
· Sehubungan dengan surat Saudara ....
· Berkenaan surat Saudara ....
· Menunjuk dengan surat Saudara ....

Alinea pembuka berdasarkan informasi atau iklan
· Berdasarkan surat Saudara dalam harian ....
· Setal membaca surat Saudara dalam tabloid ....
· Kami sangat tertarik dengan iklan Saudara yang dimuat dalam harian ....
· Kami telah membaca iklan Saudara pada harian ....

b. Alinea isi
Alinea isi berisikan pesan (keterangan/penjelasan dari masalah pokok surat) yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Penulis harus dapat menyampaikan pesan secara ringkas (tidak bertele-tele), lengkap (data dan fakta yang disajikan harus tersaji secara lengkap), jelas (isi surat dapat dimengerti secara tuntas), sopan (bahasa yang digunakan harus memperhatikan norma kesopanan dan menghargai penerima surat).

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat alineaa isi:
1) Tetapkan terlebih dahulu maksud dan tujuan surat/pokok pembicaraan.
2) Rumuskan pokok pembicaraan secara urut dan logis serta menarik.
3) Pergunakan kata yang menarik dan mudah dimengerti.
4) Hindarkan penggunaan singkatan kata dan istilah yang tidak biasa dipakai.
5) Kuasai bentuk-bentuk surat dan cara pengetikannya.
6) Perhatikan pengguanaan tanda baca.
c. Alinea penutup
Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang berarti pembicaraan dalam surat telah selesai. Alinea penutup harus singkat dan tegas.

Contoh:
· Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
· Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian Saudara.
· Harapan kami, semoga kerjasama yang kita bina ini dapat terus ditingkatkan.

9. Salam penutup
Salam penutup tidak diwajibkan ditulis. Namun, salam penutup berguna untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraban pengirim kepada penerima surat.

Contoh:
Hormat kami,

10. Nama organisasi/perusahaan
Nama organisasi/perusahaan setelah salam penutup sudah jarang digunakan, namun masih dibutuhkan jika:

a. Surat menggunakan kertas lebih dari satu lembar, maka kertas kedua, ketiga dan seterusnya tidak mengguanakan kepala surat sehingga penggunaan nama organisasi/perusahaanmasih dibutuhkan.

b. Surat yang tidak menggunakan kepala surat, nama organisasi/perusahaan dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apabila surat dikeluarkan oleh unit organisasi tetapi dikepala suratnya tetap tertera nama induk organisasi.

Contoh:
1) Hormat kami,

CV Buana Mas

2) Hormat kami,

Divisi Keuangan PT SBG

11. Jabatan
Dalam surat niaga, penulisan nama jabatan diletakkan di bawah nama penanggung jawab surat karena surat niaga jarang mencantumkan nomor pokok anggota organisasi.

Contoh:

Hormat kami,


CV Buana Mas


Bella Kasih


Direktur

Dalam surat dinas pemerintah, nama jabatan diletakkan di bawah salam penutup di atas tanda tangan karena suurat dinas pemerintah mencantumkan nomor induk pegawai dari penanggung jawab surat.

Contoh:
Hormat kami,


Kabag. Kepegawaian


Drs. Ali Mustafa
NIP .........................

12. Penanggung jawab surat
Orang yang berwenang untuk menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut, yakni orang yang bertangguang jawab terhadap organisasi atau kegiatan yang dilaksanakannya, baik atas nama organisasi keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan.

Berikut ini dijelaskan lebih lanjut mengenai pelimpahan wewenang penanggung jawaban surat.
a. Atas nama, disingkat menjadi a.n.
Cara ini dipakai pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk menandatangani surat atas nama pejabat utama.

Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olah Raga


Sekertaris Jendral


Drs. Subagio
NIP ....................

b. Beliau, disingkat dengan u.b.

Cara ini dipakai jika pejabat yang telah mendapatkan wewenang atau atas nama kemudian melimpahkan kembali kepada pejabat yang ada dibawahnya dan memberi kuasa untuk menanda tangani surat sesuai dengan tugas rutinnya.

Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olah Raga


Sekertaris Jendral


u.b.


Kepala Biro Keuangan



Permata Kasih, S.E.
NIP ...........................

Dalam kegiatan korespondensi swasta/perusahaan, dikenal dengan petunjuk p.p. (per procurationem), yaitu seseoang diberika kuasa oelh pimpinan perusahaan.

Contoh:
p.p. Sultan Batik Galeri


Galang Hakiki


Manajer Pemasaran

13. Tembusan/tindasan/carbon copy (c.c.)

Surat diberi tembusan surat apabila salinan surat diberikan kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat. Penulisan diletakkan di kiri bawah.

Contoh:
Tembusan:

1. Divisi Keuangan
2. Divisi Pemasaran
3. Arsip

14. Inisial
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat. Biasanya pengonsep ditulis dengan huruf kapital dan pengetik ditulis dengan huruf kecil.

Contoh:
Tembusan:
. Divisi Keuangan
. Divisi Pemasaran
. Arsip

BK/sd

Keterangan: BK (pengonsep), sd (pengetik)

1 komentar:

silahkan berkomentar untuk membangun blog ini

nyumbang artikel